Kako izbrati program za izdajanje računov, ki prihrani čas in denar?

Pri izbiri poslovne programske opreme se podjetniki pogosto najprej osredotočijo na ceno. Brezplačna rešitev se zdi privlačna, dražji program pa lahko vzbuja občutek, da ponuja več, kot manjše podjetje dejansko potrebuje. Vendar sama naročnina še ne pove, koliko bo uporaba programa podjetje dolgoročno stala.

Pomembno je tudi, koliko ročnega dela zahteva posamezna rešitev, katere postopke lahko avtomatizira in kako dobro se prilagaja spremembam v poslovanju. Program, ki je danes primeren za nekaj računov mesečno, namreč ni nujno najboljša izbira tudi takrat, ko podjetje pridobi več naročnikov, zaposli sodelavce ali začne prodajati prek spleta.

Pred primerjanjem ponudnikov si je smiselno odgovoriti na nekaj osnovnih vprašanj. Koliko računov podjetje izda na mesec? Ali posluje predvsem s fizičnimi osebami ali drugimi podjetji? Ali prejema gotovinska in kartična plačila? Mora izdajati e-račune proračunskim uporabnikom? Potrebuje dostop do podatkov več zaposlenih?

Samostojni svetovalec, ki mesečno izda deset računov, ima povsem drugačne potrebe kot trgovsko podjetje z več deset naročili dnevno. Prvi bo verjetno največ pozornosti namenil preprosti uporabi in nizkim stroškom, drugi pa povezovanju različnih prodajnih kanalov, obdelavi večjega števila dokumentov in preglednosti poslovanja.

Osnovna naloga vsakega programa je priprava pravilno oblikovanih računov z zahtevanimi podatki. Toda kakovostne rešitve ponujajo precej več kot zgolj ustvarjanje dokumenta PDF. Pri izbiri je zato pomembno, da program za izdajanje računov ne omogoča samo hitre priprave dokumentov, temveč podpira tudi druga opravila, s katerimi se podjetnik srečuje pri vsakodnevnem poslovanju.

Posebno pozornost je smiselno nameniti naslednjim funkcionalnostim:

- Upravljanje strank in izdelkov: shranjeni podatki o kupcih, storitvah in cenah zmanjšajo potrebo po ponavljajočem se vnašanju informacij.

- Pregled nad računi: ločeno spremljanje izdanih, plačanih, neplačanih in zapadlih računov omogoča boljši nadzor nad terjatvami.

- Davčno potrjevanje: podjetja, za katera velja obveznost davčnega potrjevanja računov, potrebujejo ustrezno povezavo s sistemom FURS.

- E-računi: pri poslovanju s proračunskimi uporabniki je pomembna podpora predpisanim elektronskim oblikam in načinom izmenjave dokumentov.

- Izvozi podatkov: možnost priprave dokumentacije za računovodjo zmanjša podvajanje administrativnega dela.

- Dostopnost: spletna rešitev omogoča delo na različnih napravah, ne da bi bilo podjetje vezano na en sam računalnik.

Pri tem velja preveriti tudi, katere funkcije so vključene v posamezni naročniški paket. Določena možnost je lahko predstavljena na spletni strani ponudnika, vendar je dejansko dostopna šele ob doplačilu ali nadgradnji.

Predstavljajmo si podjetje, ki vsak mesec izda 80 računov. Če priprava posameznega računa zaradi ročnega vnašanja podatkov traja pet minut, podjetje samo za to opravilo porabi več kot šest ur mesečno.

Če program omogoča uporabo predhodno shranjenih strank, postavk in predlog, se lahko čas priprave posameznega dokumenta bistveno skrajša. Pri večjem številu računov postanejo tudi majhni prihranki opazni.

Toda izdajanje dokumentov je le del celotnega postopka. Podjetnik mora pogosto še preveriti, ali je kupec plačal, poiskati ustrezno nakazilo in račun označiti kot poravnan. Če so ti podatki razpršeni med elektronsko pošto, bančno aplikacijo in preglednicami, lahko preverjanje zahteva precej dodatnega dela.

Zato je pri izbiri smiselno preveriti, ali program podpira evidentiranje plačil, povezovanje z bančnimi storitvami in morebitno samodejno usklajevanje transakcij. Takšne funkcionalnosti so posebej koristne podjetjem, ki poslujejo z večjim številom kupcev.

Program za račune praviloma ni edino digitalno orodje, ki ga podjetje uporablja. Podatki nastajajo tudi v spletnih trgovinah, plačilnih sistemih, bančnih storitvah in računovodskih programih.

Spletna trgovina je dober primer. Ko kupec odda naročilo, se podatki o izdelkih, znesku in kupcu že nahajajo v prodajnem sistemu. Če jih mora trgovec nato ponovno prepisati v program za račune, opravlja delo, ki bi ga bilo mogoče avtomatizirati.

Pri podjetjih, ki prodajajo prek platform, kot sta WooCommerce ali Shopify, je zato smiselno preveriti razpoložljivost ustreznih integracij. Za zahtevnejše poslovne procese je lahko pomembna tudi možnost povezovanja prek programskega vmesnika API.

Podobno velja za računovodstvo. Pred nakupom programa je koristno preveriti, katere izvozne formate podpira in ali jih lahko uporablja izbrani računovodski servis. Dobra povezljivost olajša sodelovanje in zmanjša potrebo po ročnem prenosu dokumentov.

Brezplačni programi so lahko povsem ustrezna izbira za podjetnike z manjšim obsegom poslovanja. Če nekdo izda le nekaj računov mesečno in ne potrebuje dodatnih funkcionalnosti, višja naročnina morda ne bi prinesla dovolj koristi.

Pri primerjavi ponudb pa je pomembno preveriti omejitve brezplačnega paketa. Te se lahko nanašajo na število računov, dostop do naprednih funkcij, integracije ali druge možnosti uporabe.

Plačljiv paket je lahko smiseln, kadar podjetje potrebuje več avtomatizacije, davčno blagajno, naprednejša poročila ali povezovanje z drugimi poslovnimi sistemi.

Pri ocenjevanju stroškov je koristno upoštevati:

- mesečno oziroma letno naročnino,

- morebitne omejitve števila dokumentov in uporabnikov,

- doplačila za dodatne funkcionalnosti,

- stroške integracij in plačilnih storitev,

- čas, ki ga zaposleni porabijo za administrativna opravila.

Opisi funkcionalnosti in primerjalne tabele so koristni, vendar ne pokažejo vedno, kako uporabniku prijazen in učinkovit je program pri vsakodnevnem delu.

Zato je priporočljivo preveriti, ali ponudnik omogoča brezplačen začetek oz. preizkusno obdobje. Med preizkusom je smiselno opraviti nekaj običajnih nalog: dodati stranko, pripraviti račun, poiskati starejši dokument in evidentirati plačilo.

Pozornost namenite tudi preglednosti uporabniškega vmesnika. Ali so najpomembnejše možnosti hitro dostopne? Je jasno, kateri računi še niso plačani? Kako enostavno je poiskati dokument iz preteklega meseca?

Pomembna sta tudi podpora uporabnikom in prilagojenost slovenskemu poslovnemu okolju. Program, ki upošteva slovensko zakonodajo in omogoča pomoč v slovenskem jeziku, podjetniku olajša delo ter zmanjša tveganje za napake. Ko se pojavijo vprašanja ali težave, je še posebej dragoceno, da lahko hitro dobi razumljivo pomoč.

Med slovenskimi rešitvami izstopa sodobna spletna in mobilna aplikacija Račun123, ki poleg izdajanja računov omogoča enostavno upravljanje strank in postavk, spremljanje plačil, celovit pregled nad poslovanjem ter dostop do podatkov od koder koli.

Ena od pomembnih prednosti aplikacije je možnost postopnega uvajanja funkcionalnosti. Podjetnik lahko začne z brezplačnim paketom za osnovno izdajanje računov, nato pa glede na potrebe svoj paket nadgradi z naprednejšimi možnostmi.

V plačljivih paketih so med drugim na voljo davčno potrjevanje računov, dodatne finančne evidence in poročila, povezovanje z bančnimi storitvami ter druge funkcionalnosti za zahtevnejše poslovanje. Na voljo so tudi možnosti povezovanja s spletnimi trgovinami, plačilnimi sistemi in drugimi poslovnimi aplikacijami ter priprave in izvoza podatkov za računovodstvo.

Poslovanje ni več vezano na pisarno ali računalnik. Račun123 je na voljo tudi kot mobilna aplikacija za naprave iOS in Android, ki jo uporabniki najdejo v trgovinah App Store in Google Play. Tako lahko podjetniki že na poti izdajajo račune, spremljajo poslovanje in imajo pomembne podatke vedno pri roki.

Račun123 združuje preprosto uporabo in širok nabor poslovnih funkcionalnosti v eni aplikaciji. Podjetnikom omogoča, da si poslovanje organizirajo bolj pregledno, hkrati pa izberejo obseg funkcionalnosti, ki najbolj ustreza njihovim potrebam.

Naročnik oglasne vsebine je ATH INVEST d.o.o.